Liste de vérification des déductions fiscales pour le bureau à domicile : choses à faire et à ne pas faire

Nous savons, nous savons : vous avez été coincé à l’intérieur pendant une année solide, dans un coin de la chambre désormais inutilisée de vos enfants, en ajustant le éclairage professionnel tu as acheté pour Séances Zoomdébattre de la vertu de la nouvelle chaise de bureau tu as acheté. Tu es content d’avoir sauté pour trois moniteurspas seulement un, mais vous pensez toujours que vous auriez dû acheter un PC plus rapide.

Tu as passé toute l’année à devenir perfectionniste du bureau à domicile, et voici votre récompense. C’est le moment des impôts, et cela signifie qu’il est temps d’additionner toutes les dépenses que vous avez dépensées pour construire votre bureau à domicile et d’obtenir quelque chose en retour.

La liste de contrôle suivante couvre l’essentiel des déductions détaillées pour votre bureau à domicile. Même si vous utilisez un logiciel fiscal astucieux, ou même si vous avez un excellent comptable, cela vaut la peine de prendre quelques minutes pour réfléchir aux éléments les plus cruciaux de la liste de contrôle avant de vous engager dans l’un ou l’autre de ces processus.

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Qui est éligible ? Pas des employés !

Éliminons une chose très importante : Vous ne pouvez pas, je le répète, ne pouvez pas déduire le coût d’utilisation de votre maison si vous êtes un employé.

C’est juste là dans les instructions pour Formulaire 8829 de l’Internal Revenue Service, “Dépenses pour l’utilisation professionnelle de votre domicile”: “Vous ne pouvez pas réclamer des dépenses pour l’utilisation professionnelle de votre domicile en tant qu’employé.”

Pourquoi pas? Cela semble presque une blague cruelle, mais la loi de 2017 sur les réductions d’impôts et l’emploi, adoptée bien avant que la plupart des gens ne s’y attendent une pandémiea supprimé l’utilisation de diverses déductions détaillées, qui étaient l’instrument par lequel les individus pouvaient généralement réclamer des frais de travail non remboursés en tant qu’employé, y compris l’utilisation du domicile.

Avec des millions de personnes qui travaillent maintenant pour leur employeur hors de la tanière ou d’une chambre d’amis après que les enfants soient allés à l’université, ce serait bien si les employés pouvaient utiliser cette déduction diverse. Mais tel n’est pas le cas. (Cependant, certains États, dont New York et la Californie, permettre aux contribuables de réclamer les dépenses liées à la maison lorsqu’ils déposent leur déclaration.)

L’élimination des diverses déductions détaillées est censée être temporaire et expirer en 2026. Mais certains aimeraient la rendre permanente. Le sénateur texan Ted Cruz le mois dernier a présenté un projet de loi pérenniser la suppression des déductions diverses sur pièces tout en relevant le plafond de la déduction forfaitaire.

Exclusif et principal sont les mots d’ordre

Quoi qu’il en soit, pour ceux d’entre vous qui sont propriétaires d’entreprise ou indépendants, gardez à l’esprit une phrase clé sur les bureaux à domicile : exclusif et principal. L’endroit de votre maison qui est votre bureau à domicile n’a pas besoin d’être séparé en permanence par des murs, mais cet espace doit être utilisé uniquement pour votre entreprise. Votre bureau dans votre chambre ne compte probablement pas, ni votre table de salle à manger.

Et la partie de votre domicile qui est exclusivement un espace de travail doit également être l’espace de travail principal pour l’administration de votre entreprise, c’est-à-dire votre place principale d’affaires. Cela signifie qu’il n’y a pas d’autre emplacement fixe où vous effectuez les principales tâches administratives de votre entreprise.

Les exceptions à ces règles concernent les réunions avec les clients et les structures autonomes. Si vous êtes médecin, par exemple, et que vous avez un bureau loin de chez vous, mais que vous rencontrez également régulièrement des patients à domicile, cet espace de votre domicile réservé aux patients peut être admissible. De plus, si vous avez une structure distincte sur votre propriété, comme un studio indépendant, cela se qualifie.

Trois pièces faciles

Pour les propriétaires de petites entreprises et les travailleurs autonomes, pensez à votre bureau à domicile en trois étapes simples.

Les dépenses personnelles, telles que les intérêts hypothécaires et les taxes foncières, viennent en premier, si vous détaillez ces déductions plutôt que de prendre la déduction forfaitaire. Viennent ensuite les dépenses professionnelles qui ne sont pas liées à l’utilisation professionnelle de la maison, telles que les coûts du service de câblodistribution, des ordinateurs et des services cellulaires.

Une fois que tout cela est fait, vous pouvez ensuite passer à la déduction de l’utilisation professionnelle de la maison, y compris l’amortissement de votre maison et la déduction de portions de loyer. La raison de le faire de cette façon est que le montant de vos dépenses d’habitation que vous pouvez déduire est basé sur votre produit brut moins ces déductions personnelles et moins vos autres dépenses d’entreprise. Vous devez donc réfléchir à toutes vos déductions avant de penser à déduire le bureau à domicile lui-même.

Réfléchissez largement aux dépenses professionnelles

Pour les dépenses professionnelles qui ne sont pas liées à l’utilisation professionnelle de votre domicile, comme l’accès à Internet par câble, réfléchissez largement. Le câble est évident. La partie professionnelle de votre ligne fixe et vos frais de téléphonie mobile sont déductibles en fonction d’un pourcentage d’utilisation professionnelle. Les fournitures accessoires, telles que les stylos, le papier et les cartouches de toner pour imprimante, sont considérées comme des dépenses de bureau.

Bien sûr, gardez à l’esprit vos dépenses publicitaires, de toutes sortes, des publicités à réponse directe aux publicités Twitter. Et les frais juridiques de toutes sortes sont des choses évidentes à mettre sur votre liste.

Si votre activité professionnelle est du type information, comme la rédaction ou la consultation indépendante, considérez tous les livres, articles de revues et abonnements à des périodiques pertinents pour votre métier comme des éléments pouvant être déduits en tant que matériaux. Ils s’entassent là-bas dans le coin, et ils font partie de votre coût de faire des affaires.

Vous pouvez avoir de toutes nouvelles classes de matériaux qui font soudainement partie de votre monde professionnel, comme vos besoins vidéo Zoom. Avez-vous acheté un écran vert ou même un rouleau de papier vert pour les arrière-plans ? Eclairage pro ? Envisagez de l’inclure comme dépense de bureau.

En parlant de Zoom, de nombreuses entreprises à domicile utiliseront un certain nombre de services d’abonnement. Cela peut inclure un Abonnement ZoomPro, Skype ou Microsoft Teams. Frais mensuels pour hébergement Web, entretien du nom de domaine, service de messagerie D’un hébergeur dédié, etc., sont tous de bons exemples.

Si vous vous abonnez à des services de presse ou à des services d’informations financières tels que FactSet, cela peut représenter une dépense d’exploitation assez importante que vous devriez également chercher à déduire.

Vous pourriez être surpris d’apprendre que certains services de consommation peuvent être déduits. Si l’utilisation de Netflix ou d’Apple Music figure réellement comme un élément dans vos interactions avec les invités d’affaires dans votre maison, par exemple, pour les divertir, vous pourrez peut-être également justifier la déduction du coût de ceux-ci.

Et bien sûr, même si c’est à l’extérieur du domicile, n’oubliez pas de tenir un journal de vos frais de déplacement à déduire.

Tout sauf le robinet de la cuisine

Ensuite, vous passez aux choses importantes, ce qu’on appelle la propriété de l’article 179, comme une voiture. À partir de 2020, vous pouvez déduire jusqu’à un million de dollars au total pour les biens de l’article 179. Les véhicules individuels ont des limites de déduction spécifiques. Par exemple, un véhicule utilitaire sport a une limite de franchise annuelle de 25 900 $.

L’article 179 inclut étonnamment les biens incorporels tels que les logiciels informatiques qui sont généralement disponibles sur le marché et que vous acquérez expressément dans le but de les utiliser dans votre entreprise.

Fait intéressant, les adhésions que vous payez peuvent également être considérées comme une propriété de l’article 179, si elles concernent la gestion de votre entreprise. Ils sont comptés comme ce qu’on appelle des actifs incorporels créés.

Plus d’informations sur les choses à faire et à ne pas faire de l’article 179 peuvent être trouvées dans Publication 946. La version eBook est très bien faite, et vaut bien Téléchargement à votre lecteur eBook préféré.

L’autre grande catégorie de choses autour de votre bureau à domicile est ce qu’on appelle la propriété de cinq ans et de sept ans. Il s’agit d’un ensemble très large de choses que vous pouvez acquérir qui existent dans la catégorie des biens immobiliers, et cela comprend des ordinateurs, y compris des ordinateurs portables et des tablettes, des périphériques, et d’autres technologies, et du mobilier de bureau.

Les chiffres se réfèrent à la période sur laquelle ces éléments sont amortis. (Au cas où vous vous poseriez la question, les navires, y compris les barges et les remorqueurs, sont une propriété de 15 ans, mais cela ne vous concernera probablement pas à votre bureau à domicile.)

La principale différence entre l’article 179 et d’autres choses comme les ordinateurs est la façon dont vous le déduisez. L’article 179 est généralement déduit l’année où vous l’avez acheté jusqu’à la limite en dollars, qui, comme mentionné ci-dessus, est une limite de 1 million de dollars par an. Des articles tels que des ordinateurs et des meubles et d’autres articles commerciaux tels qu’un coffre-fort que vous installez à la maison pour vos objets de valeur sont amortis selon un calendrier établi sur le nombre d’années pour ce type d’article.

Par exemple, un ordinateur de 2 000 $ sera déprécié en ayant 40 % de sa valeur disponible à déduire la première année de possession, puis 40 % de la valeur restante la deuxième année, etc.

Ne vous inquiétez pas des maths. Vous ne le ferez probablement pas vous-même. Votre spécialiste en déclarations, ou un logiciel, le fera pour vous. C’est juste pour vous donner une idée de la façon dont les choses fonctionnent.

Cependant, ce que vous devez faire, c’est pour chacune de ces dépenses d’entreprise à domicile, conserver une trace écrite qui répertorie, au minimum, le montant que vous avez payé pour l’article, la date à laquelle vous l’avez acquis et à quelles fins commerciales vous l’avez acquis.

Dans la mesure du possible, ce n’est pas une mauvaise idée de tenir compte du montant par lequel vous avez utilisé le bien à des fins commerciales, comme les kilomètres parcourus dans le cas d’une voiture.

Une fois que vous avez compté toutes vos dépenses domestiques directes ou indirectes évidentes, il existe encore un autre moyen d’obtenir éventuellement un score en tant qu’entreprise à domicile : les crédits. Des choses telles que l’achat d’un véhicule électrique rapportent des crédits spéciaux pour leur utilisation. Les IRS Publication 334 est un bon point de départ pour examiner la sélection de crédits auxquels vous pourriez être admissible.

Un bureau à soi

Cela nous amène à la dernière pièce, revendiquant la superficie réelle de votre tanière, de votre chambre d’amis ou d’un coin pour lequel vous avez bloqué exclusif et principal utiliser.

Vous pouvez mesurer votre espace de bureau à domicile de deux manières, précise ou simplifiée.

Dans la première méthode, vous divisez la surface utilisée à la maison par la superficie totale de votre maison, et le pourcentage obtenu correspond à combien vous multipliez toutes les dépenses directes d’entretien de ce bureau à domicile, y compris l’entretien, comme les réparations à votre maison, l’assurance et le coût des services publics tels que le gaz et l’électricité. Si vous êtes locataire, cela signifie la partie de votre loyer que vous pouvez déduire, égale à votre loyer multiplié par ce pourcentage.

Pour les propriétaires, on peut également déprécier la valeur de la maison. Cela implique de déterminer le coût de base de votre maison, qui est son propre ajustement, puis de prendre une petite fraction de cette valeur pour chaque année, en commençant par l’année où vous mettez la maison en service pour votre entreprise.

Encore une fois, cela sera calculé pour vous, très probablement, mais si vous êtes intéressé par les détails, il est contenu dans la même publication 946 qui couvre l’amortissement des biens de l’article 179.

Si vous souhaitez éviter toute cette complexité, la deuxième approche est ce qu’on appelle la méthode simplifiée. Dans cette approche, vous multipliez simplement le plus petit de la superficie de votre bureau à domicile ou 300 pieds carrés par 5, et c’est le montant total en dollars que vous pouvez déduire. Si la situation change au cours de l’année – vous avez emménagé dans un bureau à domicile au milieu de l’année – vous prenez une simple moyenne de la superficie mensuelle en pieds carrés et vous l’utilisez.

Que vous choisissiez des dépenses précises, y compris l’amortissement, ou que vous optiez pour la méthode simple, tout cela se retrouvera sur l’annexe C du formulaire 1040 si vous êtes un indépendant ou un propriétaire unique, et sur l’une des autres annexes si vous êtes partenaire dans une entreprise. La principale différence entre les deux approches est qu’avec les dépenses réelles, un formulaire supplémentaire est rempli, le formulaire 8829, “Dépenses pour l’utilisation professionnelle de votre maison”, ainsi que les dépenses mentionnées ci-dessus telles que les ordinateurs.

Tous les détails de la méthode complexe ou de la méthode simple se trouvent dans la Publication 587, “Utilisation professionnelle de votre maison”.

N’oubliez pas la règle en trois étapes : le montant que vous pouvez déduire de la superficie de votre maison sera limité par le montant que vous avez déjà déduit pour les intérêts hypothécaires et les taxes foncières, et le montant que vous avez déduit pour ces autres dépenses d’entreprise.

Il y a une autre mise en garde : vous ne pouvez déduire les dépenses de votre bureau à domicile que des revenus réellement générés par votre domicile. Même si vous répondez au critère exclusif et principal, si vous avez généré une partie de vos revenus à partir d’un autre endroit, cette partie des revenus n’est pas prise en compte dans votre revenu brut duquel vous déduisez vos dépenses de bureau à domicile.

J’espère que tout cela clarifie les mécanismes pour vous. Cela peut également vous rendre reconnaissant d’avoir soit un comptable, soit un logiciel d’impôt pour gérer les détails !

Références utiles :

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